Scegliere la corretta soluzione di Business Intelligence per la PMI

La Business Intelligence è fondamentale soprattutto per la PMI. Ma come scegliere la soluzione corretta?

Il numero di soluzioni presenti sul mercato è incredibilmente alto ed è veramente complesso districarsi tra le opzioni, modelli di licenze, freeware, in cloud, on-premise, licenze server e per utente.

Per non parlare delle soluzioni, che tutti i produttori di ERP offrono come soluzione integrata, ma che spesso può risultare limitante perché poco “aperta” verso il resto dei dati.

In questo articolo alcuni consigli sul cosa cercare e considerare prima di decidere una o l’altra soluzione.

BENEFICI DELLA BI SUL BUSINESS E STRATEGIE

Analisi sui comportamenti e sui prodotti

Un beneficio della BI è quello relativo alla analisi sui comportamenti dei miei clienti e più in generale di chi compra, non solo in termini di vendita effettuata, ma anche di incrocio tra dati di mercato (trend, abitudini, ecc.) con dati di navigazione sui miei prodotti e sui prodotti di mercato e dei competitor.

Questo permette di sviluppare prodotti e servizi più attuali e più in linea con le richieste del mercato e comunque di comprendere e magari anticipare, eventuali trend negativi della’azienda.

Avvicinarsi sempre di più agli obiettivi stabiliti

Quante volte hai definito obiettivi apparentemente raggiungibili per poi scoprire un risultato tragicamente diverso?

Una volta definito il risultato atteso occorrono strumenti che permettano il controllo continuo in modo da apportare le necessarie correzioni giorno dopo giorno ridefinendo le strategie e ricalibrando i risultati.

Con la BI è possibile tracciare continuamente i valori chiave e renderli disponibili agli utenti che ne hanno bisogno, quando ne hanno bisogno.

Chi pensa alle strategie aziendali deve poi rendere partecipe le persone in azienda e deve dar loro gli strumenti per poterli verificare continuamente se si vogliono davvero raggiungere gli obiettivi programmati.

Trasformare i numeri in azioni e comportamenti

I numeri di per sé poco valgono se non riesco a trasformarli in qualcosa di concreto.

L’importanza dell’analisi non è solo verificare lo stato, ma anche e soprattutto, la possibilità di agire.

Agire più velocemente, più coerentemente al mercato e alle sue richieste.

La possibilità di interagire in tempo reale con i valori, determina nelle persone una maggior consapevolezza e capacità di azione.

Dimentichiamoci i report che in modo passivo fino a ieri fotografavano uno stato passato, concentriamoci di più su ciò che sta accadendo, sul come gestirlo e migliorarlo.

BENEFICI SUI PROCESSI AZIENDALI

Creare maggior visibilità sui processi interni

Ribaltare i dati all’interno dell’azienda, permette di verificare e comprendere meglio il movimento delle varie aree di lavoro, identificando dove è possibile intervenire per migliorare o rivedere i processi.

Migliorare gli investimenti e il loro ritorno

Un reporting veloce, sulla base di dati aggiornati e coerenti, un accesso ai dati migliore, aumenta la consapevolezza sulle strategie aziendali e ne migliora gli investimenti e di conseguenza il risultato finale.

Aumento della produttività degli utenti

Basandomi su raccolta ed estrazione di dati senza il supporto di processi e automatismi impegno tempo e risorse ottenendo un risultato in termini qualitativi e di reattività spesso non adatto.

Gli strumenti, i report, le dashboard devono essere facili da costruire e semplici da interpretare in modo che le persone utilizzino il loro tempo a pensare all’azienda e non a come importare ed elaborare dati in fogli excel.

CONSIGLI PER LA SCELTA DELLA SOLUZIONE BI

deve essere il più possibile “Self-Service”

Definire “self-service” la BI non è sufficiente se non si descrive in quale senso lo si intende.

Una soluzione BI è composta da due elementi chiave:

1) estrazione e trasformazione dei dati

2) creazione ed utilizzo dei risultati delle analisi, report e dashboard

Se la soluzione è davvero “self-service” è possibile pensare che singoli utenti siano in grado di creare dashboard in modo veloce e dinamico.

Evidentemente il punto primo, se pretendiamo una omogeneità dei dati, un insieme di processi che creino coerenza tra le informazioni utili alle strategie, deve essere pensato in modo congruente.

Semplicità di implementazione e progettazione

Qualche anno fa era indispensabile l’intervento del reparto IT per implementare una qualsiasi soluzione di analisi dei dati.

Le cose sono cambiate e con l’avvento di soluzioni “cloud-based” è diventato molto più semplice attivare soluzioni a costi contenuti ma di grande impatto e utilità.

La competenza vera quindi si trasferisce sulla conoscenza delle strutture dati, modalità di importazione, creazione dei processi e di trasformazione, mentre tutta la parte tecnologica diventa completamente trasparente all’utilizzatore.

Sfruttare la BI in SaaS (software as a service)

Le aziende di tutte le dimensioni utilizzano in diversi modi “la nuvola”, chi in modo più tradizionale (posta, sito internet, social network) chi in modo più spinto sfruttandone al massimo le caratteristiche e controllando meglio il rapporto costi/benefici.

Di fatto è impossibile non utilizzare il cloud.

E’ una vera e propria opportunità, soprattutto per le piccole medie imprese che attraverso il cloud possono accedere a servizi software di altissimo valore, senza doverne subire i costi di investimento, gestione e rinnovo.

La Business Intelligence ne è un esempio e tutti i maggiori prodotti hanno la propria versione in cloud a cui è possibile accedere in modalità immediata e senza dover acquistare licenze, installare software e approntare server.

I vantaggi sono ben visibili, scalabilità sia nelle performance che nel numero di utenti, distribuzione istantanea della soluzione sempre all’ultima versione, accessibilità da qualsiasi device, velocità nell’implementazione e soprattutto un grande profilo di sicurezza dei dati.

Verificare i connettori disponibili per la soluzione

Nelle soluzioni “as a service” è sempre più alto il numero di connettori disponibili già integrati che rendono possibile l’accesso ai propri dati senza sforzo alcuno e con un’immediata visualizzazione (tramite modelli già presenti).

I “connectornon sono altro che dei veri e propri sistemi di acquisizione e trasformazione delle informazioni che permettono di collegare i dati dei miei sistemi alla piattaforma online di business intelligence.

Alcuni esempi di connettori “tradizionali” sono: file locali, excel, file in formato cdv e xml, svariati tipi di database server on-premise e in cloud; altri connettori sono dei veri e propri “collegamenti” alle applicazioni: Facebook, google analytics, salesforce, mailchimp, smartsheets, zendesk e altri ancora.

Assicurarsi un accesso mobile

Al giorno d’oggi scrivere di verificare se esistono le app sembra una banalità, ma non lo è.

L’accesso da mobile deve essere una vera e propria “app” per poter sfruttare al massimo il tipo di device che utilizzo e non un “adattamento web” dell’applicazione.

Questo è molto importante per la corretta fruibilità da parte dell’utente finale, che deve essere facilitato il più possibile nell’accesso ai dati.

SICUREZZA DELLA SOLUZIONE IN CLOUD

Accettiamo di portare i nostri dati in cloud, è assodato.

Verifichiamo prima alcuni elementi importanti:

Architettura tecnologica su cui risiede il servizio

Deve essere chiaro dove è posizionata e che tipo di garanzie (continuità, ripristini, gestione dei backup, disaster recovery) mi vengono offerte nel contratto.

Autenticazioni utenti e amministrazione

L’acquisire soluzioni in Cloud non significa perdere il controllo e la gestione degli utenti, dei profili e delle regole di accesso ai report, dashboard o più in generale ai dati.

L’amministrazione applicativa del sistema devo poterla controllare, mentre posso dimenticarmi di quella tecnologica.

Livelli di supporto in caso di incidenti o anomalie

Una volta che abbiamo preso l’abitudine all’analisi dei dati, non se ne può più fare a meno.

Verifichiamo quindi i livelli, tempi e costi eventuali di intervento e di supporto che vengono inclusi.

Versioni e evoluzioni del servizio (prodotto)

Il prodotto deve essere in continua evoluzione. Se vedo che gli aggiornamenti sono radi e solo per correzione bug, se vedo che non ci sono notizie sulle roadmap del prodotto, meglio starne lontani.

Il problema del “lock-in”

Inutile dirlo, esiste.

Il problema di fatto affronta il rischio di rimanere “incastrati” in una soluzione applicativa o tecnologica senza poterne uscire in modo semplice e veloce, ad esempio presupposti di portabilità dei dati, delle infrastrutture.

La cosa è abbastanza complessa perché riguarda domande come “chi possiede i miei dati?” – “mi saranno restituiti alla chiusura del contratto?” – “Posso cambiare piattaforma portandomi le applicazioni?”.

Ogni azienda ha sviluppato a modo suo e con le sue regole (google, microsoft, salesforce e molte altre) ed ognuna di queste ha le sue peculiarità e caratteristiche, quasi mai compatibili l’una con l’altra.

Sono magari “integrabili” ma quasi mai “portabili” e quindi fatta la scelta il legame forte lo abbiamo instaurato.

Ma nella BI il problema è così sensibile?

Io penso di no. Nelle soluzioni di analisi dei dati i dati partono solitamente da fonti che sono in azienda, in altri cloud, in altre applicazioni e per la maggior parte vengono estratti e trasformati per essere poi dati in pasto ai sistemi di BI.

Il problema del lock-in esiste per quanto riguarda la creazione dei report, delle dashboard, ma sicuramente non nella portabilità dei dati, che di fatto sono in altre infrastrutture.

Prezzo ed eventuali modifiche sulla scalabilità

“Last but not least”, il prezzo.

Lavorare con soluzioni “as a service” significa pagare continuamente per averne l’accesso e l’utilizzo.

Deve essere quindi una soluzione plausibile ed economicamente accettabile anche in fasi di crescita aziendale.

Pur vero che non tutti gli utenti avranno accesso alla piattaforma di BI, ma il costo solitamente è per “accesso utente/mese” e spesso anche con matrici di prezzo che prevedono l’incrocio “utente/mese/modulo” applicativo.

PER LA PMI E’ UNA GRANDE OPPORTUNITA’

I dati oggi sono disponibili sotto diverse forme e molte di questi online e in modalità libera.

Pensiamo alle tendenze dei consumatori, alle ricerche che vengono effettuate sui prodotti.

Attraverso soluzioni freeware (e non) ad esempio Google Trends, è possibile verificare quali siano gli interessi nel tempo, per aree geografiche, analizzare ricerche correlate relative a prodotti, servizi, singoli argomenti.

Questi dati, incrociati con i dati di navigazione del nostro sito, i social che alimentiamo, le informazioni sulle vendite, dati dei CRM, ERP, informazioni marketing e altro ancora, permettono alle PMI di entrare in gioco anche in mercati di grande rilievo, disponibili fino a ieri solo alle aziende di grandi dimensioni.

Si tratta solo (solo??) di mettere insieme le informazioni, incrociarle nel modo corretto, mantenere vivi i processi di alimentazione e soprattutto mantenere costante il metodo “osservare – orientarsi – decidere – agire” (OODA Loop).

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Mi occupo da sempre di tecnologie e soluzioni per migliorare i processi, flussi e informazioni nelle aziende, utilizzando le potenzialità della rete e dei sistemi di collaborazione. Tengo corsi di formazione e svolgo spesso attività di relatore a convegni e focus sulle tecnologie e sulle metodologie di condivisione e analisi delle informazioni e dati aziendali. Appassionato di sistemi di business intelligence, ho una predilezione per Excel. Aree di intervento: temporary management - progettazione sistemi di business intelligence - progetti di condivisione delle informazioni - formazione su sistemi Confluence / Jira - sviluppo e gestione di website professionali

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nella vita ho capito due tastiere: la chitarra prima, il computer poi.