Business Intelligence per la PMI: la Guida agli indicatori che te lo rivelano

Siamo nell’era delle informazioni e le informazioni significano misurare e comprendere ciò che accade in azienda e sul mercato. Senza gli strumenti corretti è molto difficile, se non impossibile, dare un senso e un significato a questa marea di dati.

Nella piccola-media impresa (PMI) gli imprenditori e i manager hanno tardato, e spesso tardano tuttora, ad adottare strumenti e processi di Business Intelligence (BI) principalmente per mancanza di conoscenza su ciò che è realmente, in secondo luogo per la convinzione che i progetti e prodotti per la BI siano molto costosi.

Questo, vero in passato, non è più vero oggi.

Ma che cosa è la BI?

“La Business Intelligence è un insieme di processi atti ad ottenere informazioni in modo accurato, tempestivo e di alto valore per la comprensione del business e del mercato”.

le corrette strategie aziendali si basano su informazioni accurate, tempestive e condivise. #businessintelligence Condividi il Tweet

Qualsiasi azienda ogni giorno produce quantità incredibili di informazioni, tramite i sistemi ERP, CRM, CMS, e-commerce, posta elettronica e altro ancora, senza però mai averne una visione complessiva ed omogenea.

Questo provoca nelle aziende poca visibilità, scarsa agilità ai cambiamenti e soprattutto non comprensione di ciò che le accade intorno.

Probabilmente stai già analizzando molte delle informazioni della tua azienda nate da diverse fonti dati, stai producendo diversi tipi di report più o meno regolarmente (settimanale, mensile), ma continui a pensare che non sia sufficiente.

Continui ad avere il dubbio (o meglio la certezza!) che i dati che vorresti vedere non ci sono e se ci sono non sono aggiornati come vorresti.

TI RICONOSCI IN QUESTO SCENARIO? – SI?

Allora continua a leggere perché forse è arrivato il momento di pensare alla Business Intelligence.

In questo articolo cercherò di chiarire quali siano alcuni degli indicatori per cui si rende necessaria l’introduzione e l’adozione della Business Intelligence.

1 – Hai diverse fonti dati e stai creando manualmente i tuoi report?

In ogni impresa (compresa la tua!) esistono diversi settori che spesso svolgono attività in assoluta autonomia (commerciale, amministrazione, produzione, ecc.) e spesso sono indipendenti anche nelle modalità con cui gestiscono le informazioni, creando un mix di fonti e tipologie di dati non omogenee.

Questo comporta una grande difficoltà, se non impossibilità, di creare in tempi brevi report e dashboard di analisi, che ti permettano di tenere sotto controllo continuo budget, forecast, analisi dei costi del personale, le vendite, i sistemi social, ecc…

Probabilmente nella tua azienda c’è una persona (o più) che regolarmente è impegnata ad estrarre manualmente questi dati e crea uno o più report cercando di consolidare le informazioni in uno o più fogli Excel.

Comincia a pensare in termini di processo e condivisione

Un sistema BI ti offre la libertà di creare automaticamente processi che raccolgono dati da tutte le fonti, le rende omogenee e soprattutto ti permette di creare report, dashboard e analisi aggiornate in automatico dal sistema.

La condivisione di queste informazioni porta i tuoi collaboratori ad analisi più approfondite del proprio settore e quindi a migliorare non solo il modo con cui i dati vengono visti, ma anche e soprattutto ad un sistema decisionale più consapevole.

Personalmente sono un fautore della condivisione delle informazioni, sia in termini di cultura aziendale che in termini di automatismi, perché si garantisce la possibilità agli utenti di avere ben chiaro lo stato del proprio settore e la visibilità sugli andamenti generali dell’azienda.

Ricorda: questo non significa che gli utenti devono avere accesso a tutti i dati e analisi, ma solo poter decidere come e a chi mostrare cosa, in modo controllato e centralizzato.

2 – Ci vogliono ore e ore di lavoro per consolidare le informazioni?

Creando i report manualmente, sicuramente conosci tutte le fonti da cui arrivano, nonché i processi per consolidarli e questo è necessario per ottenere un risultato accurato che ti offra una reale rappresentazione dei dati aziendali.

Quello che probabilmente stai facendo è simile a questo:

a – estrai i dati dalle diverse fonti: db di svariato genere, fogli Excel su venti cartelle diverse, ecc.

b – cerchi di renderli omogenei dentro ad ormai giganteschi nuovi fogli Excel, cercando di creare un sorta di database corretto per ogni tipo di analisi.

c – verifichi il più possibile la correttezza delle informazioni, sperando di pubblicare un’analisi accurata

d – quando hai finito tutto questo, i tuoi report contengono “forse” dati corretti, ma purtroppo già vecchi per un’analisi attuale degli andamenti.

Il problema evidente è che tenere sotto controllo i valori (KPI) senza che questi siano aggiornati, potrebbe significare anche un ritardo importante nei cambiamenti delle strategie aziendali, siano esse commerciali o di altro genere.

Analizza, scegli le tue KPI e automatizza i processi

Implementare i corretti processi di estrazione e omogeneizzazione dei dati, significa generare report e dashboard con pochi sforzi. I dati saranno sempre aggiornati, se i processi implementati saranno corretti.

Cosa è una KPI e come tenerla sotto controllo

La Key Performance Indicator (KPI) è un indicatore di prestazione per il monitoraggio dell’andamento di un processo aziendale. Ne esistono di diverse tipologie per controllare i costi, tempi sui processi, qualità ed ogni azienda deve valutare e decidere quali siano i “valori chiave” da non perdere mai di vista.

Definito questo posso dire che se gli indicatori decisi vengono valutati e controllati in un lasso di tempo troppo ampio (per esempio una volta al mese – “aspetta che controllo le vendite!”) non servono praticamente a nulla.

Definire e progettare i giusti valori chiave

I processi “estrazione-trasformazione e caricamento” permettono di modellare dati e report in modo totalmente automatico e senza sforzo umano, quindi vanno controllati di continuo, giornalmente, più volte al giorno, alcuni con logiche H24!

Tranquilli non c’è bisogno di stare davanti allo schermo 24 ore al giorno.

I dati verranno estratti dalle fonti dati anche diverse volte al giorno, permettendo un’analisi praticamente in tempo reale dei dati e se pensata bene sarà il sistema a segnalare l’eventuale uscita dal range previsto di un determinato indicatore attraverso email, sms, ecc…

3 – Trovi diverse versioni della realtà dei dati aziendali?

Come è possibile prendere le decisioni corrette se i dati non sono corretti, aggiornati e soprattutto condivisi?

Quando esistono molte fonti dati in azienda e queste vengono analizzate a “compartimenti stagni” dai diversi settori, con metodologie non condivise e ben determinate, il risultato che otteniamo è quello di trovarsi in una riunione con diverse “verità” dello stesso dato senza la garanzia di sapere quale sia quello “vero”.

Abituarsi all’osservazione dei dati

L’osservazione è l’elemento di partenza per una qualsiasi analisi e pensare a nuove strategie aziendali significa controllare in tempo reale i numeri e gli andamenti.

Trasformare difficili report in pochi ma significativi grafici comprensibili da tutti gli utenti é punto fondamentale.

L’abitudine delle persone all’analisi dei dati genera di solito motivazioni ulteriori per il miglioramento dei risultati.

Attenzione: il problema non è lo strumento che si utilizza ma bensì il fatto che non siano stati identificati processi e KPI aziendali.

Con la Business Intelligence questo si evita perché la struttura di estrazione e trasformazione del dato è centralizzata e ben definita. Questo garantisce l’analisi dello stesso dato, da diverse angolazioni o misurazioni.

4 – Hai difficoltà a garantire un accesso online alle analisi?

Se per controllare i miei dati, devo essere in ufficio, non mi garantisco il risultato.

L’accesso ai dati deve essere garantito quando mi servono, ovunque io sia, e deve essere semplice e veloce.

Se non sono in grado con pochi click di analizzare online da qualsiasi device non mi sono garantito il risultato corretto e probabilmente in quel momento le mie decisioni si baseranno su dati obsoleti.

Utilizza sistemi online

La scelta della corretta piattaforma BI non è immediata ed è un elemento che ne determina il risultato positivo o meno nell’introduzione ed utilizzo in azienda (sarà oggetto di uno dei prossimi articoli).

Resta comunque vero che nella mia scelta devo affrontare l’accessibilità ai dati, la loro sicurezza nella condivisione tra i team e l’affidabilità complessiva della piattaforma scelta.

Con le soluzioni di analisi che oggi il mercato offre è possibile fornire servizi di BI da qualsiasi piattaforma o device, è possibile con semplici operazioni analizzare i dati e approfondire le analisi in modalità interattiva, comporre report che attraverso il “linguaggio naturale” (vedi anche l’articolo trasformare i dati in un racconto – “narrative per powerbi e il natural language) e improvvisamente scoprirai come le analisi potranno cambiare la tua visione dell’azienda.

Abbiamo bisogno della Business Intelligence?

La risposta è SI! Nelle grandi aziende come nella piccola media impresa.

L’attenzione va posta sul come ci si avvicina, perché la tendenza della PMI quando si muove verso la BI, è quella di acquistare prodotti e soluzioni gigantesche, dove le promesse di totale integrazione tra i dati e di “semplicità” progettuale sembrano risolte ancor prima di iniziare.

Oltre a questo spesso vengono valutati scenari futuri di integrazione con ciò che ancora non esiste, perdendo di vista il fatto che per essere di largo utilizzo, la soluzione deve essere semplice da utilizzare e veloce da gestire.

Nei prossimi giorni cercherò di proseguire con approfondimenti sulle scelte delle soluzioni, sui rischi e molto altro.

se hai trovato utile questo articolo…

Lascia i tuoi commenti e condividilo sui social, sono feedback importanti.

WOW! Sei arrivato in fondo, grazie per avermi dedicato il tuo tempo.

Mi occupo da sempre di tecnologie e soluzioni per migliorare i processi, flussi e informazioni nelle aziende, utilizzando le potenzialità della rete e dei sistemi di collaborazione. Tengo corsi di formazione e svolgo spesso attività di relatore a convegni e focus sulle tecnologie e sulle metodologie di condivisione e analisi delle informazioni e dati aziendali. Appassionato di sistemi di business intelligence, ho una predilezione per Excel. Aree di intervento: temporary management - progettazione sistemi di business intelligence - progetti di condivisione delle informazioni - formazione su sistemi Confluence / Jira - sviluppo e gestione di website professionali

1 comments On Business Intelligence per la PMI: la Guida agli indicatori che te lo rivelano

Leave a reply:

Your email address will not be published.

Site Footer

Questo sito o gli strumenti terzi da questo utilizzati si avvalgono di cookie necessari al funzionamento ed utili alle finalità illustrate nella cookie policy. Accettando, acconsenti all’uso dei cookie. maggiori informazioni

Questo sito utilizza i cookie per fornire la migliore esperienza di navigazione possibile. Continuando a utilizzare questo sito senza modificare le impostazioni dei cookie o cliccando su "Accetta" permetti il loro utilizzo.

Chiudi

nella vita ho capito due tastiere: la chitarra prima, il computer poi.