Business Intelligence: gli errori da evitare in fase di acquisto della soluzione

La Business Intelligence spesso viene percepita come una soluzione costosa, anche se in realtà oggi esistono strumenti e tecnologie alla portata di qualunque azienda. Spesso i costi aumentano per errori di valutazione nella fase di scelta iniziale, soprattutto perché non si sono analizzate in dettaglio le reali necessità e ci si è affidati al “nome” che il mercato in quel momento ci offre.

Per implementare correttamente la BI in azienda, occorre conoscere quali possono essere gli errori più comuni (e meno) nei quali si rischia di incorrere.

Non studiare i “casi d’utilizzo”

“Quali sono i problemi che questa soluzioni ci aiuterà a risolvere?” Questa è la domanda principale e deve trovare una risposta in un’analisi precisa e dettagliata degli obiettivi da raggiungere con l’adozione di una soluzione di Business Intelligence.

Molto spesso la richiesta, la necessità di strumenti di analisi evoluti, arriva da un problema specifico di un singolo settore aziendale. Se prendiamo in considerazione quell’unica richiesta, la nostra scelta in poco tempo si rivelerà deludente.

La BI può risolvere molteplici problemi aziendali, in diverse aree di competenza e queste, vanno valutate correttamente, vanno compresi come gli utenti dovranno utilizzare questi dati, che tipo di problematiche di accesso saranno necessarie, quali livelli di integrazione con le diverse fonti dati.

Non definire le “Personas”

Qualche giorno fa ho ricevuto la newsletter di Roberto Cobianchi (Mimulus) che iniziava in questo modo:

Ciao Roberto, tutto bene?

Oggi ti presento Arianna.

36 anni (so che non si dovrebbe dire l'età delle signore, però ho chiesto il permesso), madre di due marmocchi Daniele e Cecilia di 5 e 2 anni.

Il marito è libero professionista e ha orari ingestibili; è lei quindi che si sobbarca gran parte delle questioni legate alla "gestione" dei figli…

E allora?

Niente di particolare, solo che Arianna non esiste, come spiega Roberto nella newsletter, è quella che viene definita “personas” cioè un personaggio, in poche parole e nel nostro caso, l’utente tipo.

Per poter aver chiaro che tipologia di software acquistare è necessario delineare correttamente non solo le esigenze aziendali, ma anche il profilo degli utenti che dovranno utilizzarla, in modo da poter costruire correttamente modelli di comportamento, ambiente di sviluppo, accessi, sicurezze e così via.

Non definire i profili di utilizzo

Potrei definire come “profilo di utilizzo” la descrizione dettagliata delle esigenze degli utenti che dovranno utilizzare il sistema BI.

E’ necessario analizzare in dettaglio quali livelli di sicurezza sono necessari per l’accesso ai dati e al disegno delle analisi, lo standard aziendale per l’interfaccia dei report, che tipologie di aggiornamento dei dati (in tempo reale, giornaliero, più volte al giorno, ecc.), la gestione e la struttura di amministrazione degli utenti per comprendere al meglio fino a che livello di granularità mi devo spingere.

Questo tipo di analisi sul profilo di utilizzo è indispensabile nella scelta della soluzione, perché riguarda in buona parte le caratteristiche della soluzione stessa.

Non analizzare in dettaglio dati e fonti di dati

Punto direi cruciale, i dati che dovranno popolare le analisi e i report.

Nell’articolo “Business Intelligence per la PMI: la guida agli indicatori che te lo rivelano” ho posto diversa attenzione al problema della disomogeneità delle fonti di dati.

E’ assolutamente normale che la situazione sia questa, l’importante è conoscere tutte le possibili fonti (dati strutturati, non strutturati) che andranno utilizzate e verificare se la soluzione che sto scegliendo è in grado di gestirle.

Non investire risorse nel “progetto pilota”

E’ fondamentale investire tempo nelle verifiche delle opzioni offerte, una corretta software selection non deve essere solamente partecipare alla demo, ma bensì comprendere nei casi più complessi e sui dati reali, cosa accade e quali sono i comportamenti del prodotto.

In questo modo oltre al prodotto, si verifica anche il comportamento, la preparazione e la velocità di risposta del fornitore interpellato.

Tutto e subito con la BI diventa pericoloso.

E’ impossibile pensare a tutte le fonti dati che magicamente vengono estratte e trasformate in report ed analisi ed è rischioso non aver formato correttamente le persone all’utilizzo della piattaforma e alla lettura dei dati stessi.

Il “progetto pilota” serve proprio ad entrare nell’ottica con passi studiati e graduali per poi “scalare” nelle diverse problematiche aziendali.

Non definire un budget

Definire il budget per l’acquisto della soluzione non significa verificare i prezzi delle due o tre soluzioni interessanti o di mercato, ma bensì cercare di definire un valore economico ai casi di utilizzo e al cosa mi risolvono.

Comprendere se risparmio tempo “uomo” nelle fasi di estrazione – trasformazione – costruzione, quanto posso migliorare processi produttivi e di velocità (agilità) ai cambiamenti del mercato, sono sicuramente i primi elementi valutare. Leggi anche “Scegliere la corretta soluzione di Business Intelligence per la PMI”.

Elencati tutti i “non…”, puoi partire

Lo scopo dell’introduzione in azienda di una soluzione di Business Intelligence, spesso implica cambiamenti culturali oltre che di operatività e occorre iniziare da una valutazione corretta e ben dettagliata.

Riepilogando possiamo dire che devi iniziare dal:

1. Comprendere quali bisogni e problemi vuoi risolvere con la BI

2. Analizzare le richieste, le abitudini e i comportamenti degli utenti

3. Costruire e comprendere il budget di cui disponi e quale ritorno ti aspetti di ottenere

4. Partire da un progetto di piccole dimensioni ma esaustivo in termini di analisi dei risultati e delle caratteristiche della soluzione

Se affrontati in modo corretto questi punti, l’adozione della BI avrà un impatto positivo sul risultato economico e sul corretto utilizzo da parte degli utenti.

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Mi occupo da sempre di tecnologie e soluzioni per migliorare i processi, flussi e informazioni nelle aziende, utilizzando le potenzialità della rete e dei sistemi di collaborazione. Tengo corsi di formazione e svolgo spesso attività di relatore a convegni e focus sulle tecnologie e sulle metodologie di condivisione e analisi delle informazioni e dati aziendali. Appassionato di sistemi di business intelligence, ho una predilezione per Excel. Aree di intervento: temporary management - progettazione sistemi di business intelligence - progetti di condivisione delle informazioni - formazione su sistemi Confluence / Jira - sviluppo e gestione di website professionali

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nella vita ho capito due tastiere: la chitarra prima, il computer poi.